当香港公司计划在内地设立港资公司时，必须遵循一系列规定和流程，其中包括办理香港公司主体资格及董事会决议的公证和加章转递手续。这一步骤至关重要，因为它验证了公司的合法性和决议的真实性，为后续的商业活动提供了法律保障。以下是详细的办理流程：
一、准备所需文件
在办理公证和转递手续前，需要准备以下文件：
注册证书：证明公司在香港合法注册的证件。
改名证书（如有）：若公司曾更改名称，则需提供此证书。
商业登记证：显示公司经营状态的证件。
周年申报表：反映公司新结构和财务状况的文件。
唯一董事会决议：关于在内地设立港资公司的具体决议。
二、明确用途并签署董事会决议
在提交文件前，需要明确公证文件的用途，例如：“用于在某某省某某市办理设立外资公司及相关事宜之用”。由于涉及到董事会决议，需要由公司董事亲自签署。若董事不便前往香港进行面签，可选择视频签字的方式完成。
三、办理公证转递手续
提交文件：将上述准备好的文件提交给香港的公证机构。
公证过程：公证机构将对提交的文件进行核实，并出具公证书。这一步骤确保了文件的真实性和合法性。
加章转递：完成公证后，文件需送至中国法律服务（香港）有限公司进行加章转递。这是确保文件在内地具有法律效力的重要步骤。
四、完成时间
整个公证转递的流程大约需要5-7个工作日。期间，请确保所有文件的准确性和完整性，以避免任何不必要的延误。
注意事项
确保所有文件均为原件或经核实的副本。
明确文件的用途，以便公证机构能够准确地进行公证。
如果选择视频签字方式，请确保视频过程的清晰度和可验证性。
通过遵循上述流程，香港公司可以顺利地完成主体资格及董事会决议的公证和加章转递手续，为在内地设立港资公司奠定坚实的基础。
