北京私募公司备案对其与金融科技公司合作的情况说明？

私募公司备案对公司印章管理及使用记录的要求？
一、印章管理制度建设要求** （一）制度的完整性私募公司备案时，需要建立完善的印章管理制度。制度应涵盖印章的种类（如公章、财务章、合同章等）、印章的保管、印章的使用范围、印章使用的审批流程等内容。例如，明确规定公章用于公司对外的重要文件签署，如与投资者签订的基金合同、向监管部门提交的备案文件等；财务章用于财务票据的开具等相关财务事项；合同章用于签订各类业务合同。（二）责任明确在印章管理制度中，要明确各个环节的责任主体。包括印章保管人的职责，如保证印章的安全存放，防止印章被盗用或丢失；印章使用审批人的责任，确保每一次印章使用都经过合法、合规的审批程序。例如，规定印章保管人如因疏忽导致印章丢失，应承担相应的责任，如进行内部通报批评、经济赔偿等；印章使用审批人如果违规审批印章使用，造成公司损失的，也要承担相应的法律责任。**二、印章保管要求** （一）安全保管设施公司印章应存放在安全的设施中，如专门的柜。柜应放置在有安全防护措施的房间内，房间要有门禁系统，限制未经授权的人员进入。柜的和钥匙应分别由不同的人员保管，增加印章保管的安全性。例如，柜由印章保管人掌握，柜钥匙由公司的管理人员或合规负责人保管，只有两人在场才能打开柜使用印章。（二）保管人员资质与监督印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心。公司可以对保管人员进行背景调查，确保其没有违法犯罪记录或不良信用记录。要建立监督机制，对印章保管情况进行定期检查。例如，公司的内部审计部门可以定期检查印章的保管记录，查看印章是否按规定存放，保管人员是否严格遵守保管制度。**三、印章使用记录要求** （一）记录内容详细印章使用记录应详细记录每一次印章使用的情况。包括使用日期、使用时间、印章名称、用印文件名称、用印文件编号（如果有）、用印事由、使用人姓名、审批人姓名等内容。例如，当使用公章签订一份基金销售合作协议时，记录中要明确协议的名称、编号，使用公章的原因是签订合作协议，使用人是公司的市场部经理，审批人是公司总经理等信息。（二）记录保存期限印章使用记录要保存一定的期限，一般应不少于公司档案管理规定的Zui长保存期限。这是为了便于日后查阅和审计，当公司出现或需要追溯印章使用情况时，能够提供完整的记录。例如，如果公司档案管理规定Zui长保存期限为10年，印章使用记录也应至少保存10年，以确保公司运营的合规性和透明度。

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