海南企业申请外债备案需要准备的资料和具体流程如下：
一、准备阶段1. 明确适用模式外商投资企业：确认适用“投注差”管理模式（了解投资总额和注册资本之间的差额情况）或“宏观审慎”管理模式（评估自身净资产状况以确定外债额度上限）。
2. 资格自查企业资质：确认企业是依法设立并合法存续、合规经营，具备健全且运行良好的组织机构。
无违法违规记录：确认企业及其控股股东、实际控制人近三年内无贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或破坏社会主义市场经济秩序的刑事犯罪，或因涉嫌犯罪或重大违法违规行为被依法立案调查的情形。
3. 明确资金用途资金使用方向：确保外债资金使用聚焦主业，符合国家法律法规，不威胁国家利益和经济及信息安全，不违背宏观经济调控目标，不违反有关发展规划和产业政策，不新增地方政府隐性债务，不用于投机炒作等。
4. 核算额度提前核算可借用外债额度：防止后续备案登记时出现额度不足等问题。
二、准备申请材料发行外债的申请报告与发行方案
包括外债币种、规模、利率、期限、募集资金用途及资金回流情况等。
企业法人营业执照副本
企业的营业执照复印件。
董事会或股东会决议
关于外债借款的决议文件。
借款合同或意向书
外债的相关合同或意向性文件。
经审计的财务报表
企业近年度的财务审计报告。
法定代表人身份证明文件
法定代表人的身份证明文件。
还款计划
详细的还款计划和还款来源说明。
其他可能需要的文件
与外债相关的其他文件，如境外合作方信息、信用评级报告、承销机构出具的尽职调查报告和真实性承诺函、律师事务所出具的法律意见和真实性承诺函等。
三、提交申请1. 提交途径在线提交：通过国家发展改革委建立的企业外债审核登记管理和服务网络系统申请外债审核登记、报告有关信息等。
纸质材料提交：不适宜使用网络系统的事项，企业可以使用纸质材料提交。
2. 提交时间建议不晚于债券发行或贷款提款前45个工作日提交申请材料。
四、审核过程1. 形式审查政务服务大厅窗口工作人员会对申请材料进行形式审查，合格后予以接收。
2. 实质审查承办司局复查材料，对企业资质、资金用途、额度合理性等进行全面审核。期间可能要求补充材料或进行情况说明等。
五、结果通知1. 通过审核企业将获得《审核登记证明》（自出具之日起有效期1年）。
2. 未通过审核会收到相关通知及原因说明。
六、后续管理1. 信息报送借用每笔外债后10个工作日内，通过网络系统向审核登记机关报送借用外债信息，包括企业主要经营指标和外债借用情况等。
《审核登记证明》有效期届满后10个工作日内，报送相应的外债借用情况。
2. 变更管理完成外债审核登记后若发生拟借用外债币种或债务工具类型改变、募集资金用途发生重大变化等情形且确需调整的，企业应当在有关情形发生前向审核登记机关提出变更申请。
3. 证明管理关注《审核登记证明》的有效期，过期自动失效，提前做好续期或其他安排。
七、注意事项严格按照备案登记时的资金用途、还款计划等使用外债资金和进行外债管理，不得违规挪用等。
宏观经济政策、外债管理政策等可能发生变化，随时关注新政策以便及时调整企业外债相关安排和策略。
不同地区的具体要求和流程可能会有所差异，海南企业还需关注当地发展改革部门的相关规定。
