邀请媒体到场之前，前提是一定要有详细的媒体计划表才能进入到以下流程。
一、正式与媒体对接首先，你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么？包括邀请的媒体组成部分（主流媒体、视频媒体、纸媒还是网络媒体？还是KOL或网红），这里就需要做一份邀约媒体的名单，然后一一取得联系确认，一般来说，除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方，媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给媒介公司来负责（尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法），多花点钱能达到想要的活动宣传效果就行。
二、确认媒体事务
紧接着，就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？例如：采访领导，那么，就需要一份比较详细的采访前的提纲，以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和事务后，就需要向到场的媒体发送邀请函，邀请函也分昆明视频宣传为这几种形式（纸质邀请函，和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函），在邀请函内需要注明的是，媒体到场的时间和地点，要到分钟和活动地点的具体楼层。同时，如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明交通出行方案，并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上，包括住宿接待。
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